Data Protection

(English & German Version)

Data protection information under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) for “natural persons”

This information is applicable for current and potential clients of 1291 Group (hereinafter referred to as “1291” or “we”).

1291 is committed to comply with business-client confidentiality as well as data protection laws and regulations and to thus ensuring the protection and confidentiality of your Personal Data. The following information shall provide an overview of how we process your Personal Data and your rights under data protection laws and regulations. Which specific data are processed and how they are used depends largely on the services requested or agreed in each case. However, we process data about individuals (“Personal Data”), including data about the employees and contractors of our suppliers (“Affected Persons”).

Please also forward this information to the current and future authorized representatives and beneficial owners. These include, e.g. beneficiaries in the event of death, commercial attorneys-in-fact or guarantors.

1. Who is responsible for the data processing and who can I contact in this regard

For the data processing the following entity (including its sister companies) is responsible:

1291 Group Europe Ltd.
Schlossstrasse 1
9497 Triesenberg, Liechtenstein

Phone: +423 262 10 30
E-mail: info@1291group.com

Additionally you can contact directly our 1291 Group Data Protection Officer (DPO): dpo@1291group.com

2. What source and what type of data do we process?

We process Personal Data that we receive from you in your capacity as an Affected Persons in the context of our business relationship. Should it be necessary for the provision of our services, we process Personal Data that we lawfully received from other independent entities within the 1291 Group or other third parties (such as private commercial databases). Additionally, we process Personal Data from publicly available sources (e.g., commercial registers and registers of associations, press, Internet) which we lawfully obtain and are permitted to process.

Further, we process Personal Data in dealing with current and potential clients (such as name, address) and other contact details (telephone, e-mail address), title, date of birth, gender, nationality, marital status, partner type data, identification data (such as ID, tax-ID), certification data (such as specimen signature), contract related data and information regarding your family and financial situation (such as household composition and source of funds), CVs, bank details for processing future payments (e.g. account number), details of the insured person and contact details, details of the beneficiary and contact details, details of the addressee’s representative and contact details, criminal records or any other information publicly available or accessible through third party providers. In addition to the categories mentioned, we also process documentation data (such as consultation protocol) and other data comparable with the above categories.

3. Does 1291 collect special categories of data (Art. 9 GDPR)

To the extent that we process any special categories of data relating to Affected Persons, we will do so because the processing is necessary for the establishment, exercise or defense of a legal claim, for reasons of substantial public interest or you have given your explicit consent to 1291 to process that data (where legally permissible). In that sense, we might process health data that is classified as sensitive Personal Data (Art. 9 (1) GDPR). In this respect, your explicit consent will be required in a separate procedure.

4. For what purpose do we process your data and on what legal basis

We process the aforementioned Personal Data in compliance with the provisions of the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

4.1. For fulfillment of contractual obligations (Art. 6 (1) (b) GDPR)

Data is processed in order to provide business, consultancy and financial services in the context of carrying out contracts of our clients or to carry out pre-contractual measures that occur as part of a request. The purposes of data processing are primarily in compliance with the specific product and can include needs assessments, advice. You can find other details about the purposes of data processing in the relevant contract documents.

4.2. For compliance with a legal obligation (Art. 6 (1) (c) GDPR) or in the public interest (Art. 6 (1) (e) GDPR

As an intermediary, we are also subject to various legal obligations i.e., statutory requirements (such as Anti-Money Laundering Act [if applicable], financial supervisory ordinances and circulars) and regulatory requirements . Other purposes of processing include identity and age verification, anti-fraud and anti-money laundering measures, and reporting obligations as well as the assessment and management of risks in the Group.

In order to comply with legal requirements, we may also be required to process your information and disclose it to other third parties (e.g. inquiries from public authorities). For example, due to the Automatic Exchange of Information (“AEOI”) and the Foreign Account Tax Compliance Act (“FATCA”) we are required to forward detailed information about your tax domicile or tax liability to other financial intermediaries or the (tax) authorities of your (main) country of residence.

4.3. For the purposes of safeguarding legitimate interests (Art. 6 (1) (f) GDPR)

Where necessary, we process your data beyond the actual performance of our contractual obligations in order to safeguard the legitimate interests pursued by us or a third party, which does not unduly affect your interest or fundamental rights and freedoms. Besides the following examples, we also obtain Personal Data from publicly available sources for client acquisition purposes:

  • Consulting and exchanging data with information offices;
  • Reviewing and optimizing procedures for needs assessment for the purpose of direct client discussions;
  • Asserting legal claims and defense in legal disputes;
  • Guarantee of IT security and IT operation;
  • Prevention and clarification of crimes;
  • Measures for business management and further development of services and products;
  • Group risk management.

For all the data processing foreseen in point 4.2. – 4.4. the juridical base of the data processing is constituted by the necessity of carrying out a legal obligation. Therefore in those cases the obtaining of your preventive consent to this data processing is not necessary.

4.4. On the basis of your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR)

Insofar as you have granted us consent to the processing of Personal Data for specific purposes (such as transfer of Data within the 1291 independent units), the lawfulness of such processing is based on your consent. Any consent granted may be revoked at any time. This also applies to the revocation of declarations of consent that are granted to us prior to the entry into force of the GDPR, i.e., prior to 25th of May 2018.

Please be advised that the revocation shall have effect only for the future and only applies to those areas where a revocation does not contradict our activity. Any processing that was carried out prior to the revocation shall not be affected thereby.

5. Who receives your data?

Within 1291, those units are given access to your data which require them in order to perform our contractual, legal and regulatory obligations.

With regard to transferring data to recipients outside 1291, it must first of all be noted that as an intermediary we are under a duty to maintain secrecy about any client-related facts and evaluations of which we may have knowledge (business secrecy). We may only disclose information about you if we are legally required to do so, if you have given your consent, if we are authorized to provide information and / or if processors commissioned by us guarantee compliance with business secrecy and the provisions of GDPR.

Under these requirements, recipients of Personal Data might be, for example:

  • Public authorities and institutions (such as financial supervisory authorities, criminal prosecution authorities) insofar as a statutory or official obligation exists;
  • Other companies within 1291 Group in the context of the exercise of functions for the purpose of risk control due to statutory or official obligation;
  • Other financial service and credit institutions/providers, comparable institutions and processors to whom we transfer your Personal Data in order to perform any business relationship with you (specifically: processing of bank references, support / maintenance of electronic data processing/ IT applications, archiving, document processing, compliance services, controlling, data screening for anti-money laundering purposes (if applicable), data destruction, collection, customer management, reporting, research, risk controlling, expense accounting, website management, auditing services).

Other recipients of data might be any units for which you have given your consent to the transfer of data or with respect to which you have exempted us from insurance business secrecy by agreement or consent.

 

Datenschutzinformationen gemäss der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für "natürliche Personen"

Diese Informationen gelten für aktuelle und potentielle Kunden der 1291 Group (nachfolgend "1291" oder "wir"). 1291 verpflichtet sich, das Geschäftsgeheimnis und die Kundenvertraulichkeit zu wahren sowie die Datenschutzgesetze und -vorschriften zu beachten, um den Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte gemäss der Datenschutzgesetze und -vorschriften. Welche Daten genau verarbeitet und wie sie verwendet werden, hängt weitgehend von den im jeweiligen Fall nachgefragten oder vereinbarten Dienstleistungen ab. 1291 verarbeitet Daten von natürlichen Personen ("personenbezogene Daten"), einschliesslich Daten der Mitarbeiter, Auftragnehmern, Aktionären, Partnern und/oder anderen relevanten Personen, die mit unseren Geschäftspartnern in Verbindung stehen ("betroffene Personen").

Bitte übermitteln Sie diese Informationen auch den aktuellen und zukünftigen Vertretern Ihres Unternehmens sowie allen anderen betroffenen Personen, zu denen Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bereits personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben oder stellen werden.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wen kann ich diesbezüglich kontaktieren?

Für die Datenverarbeitung ist die folgende Einheit (einschliesslich ihrer Schwestergesellschaften) verantwortlich:

1291 Group Europe AG
Schlossstrasse 1
9497 Triesenberg, Liechtenstein

Telefon: +423 262 10 30
E-Mail: info@1291group.com

Zudem können Sie direkt unseren Datenschutzbeauftragten per Email kontaktieren: dpo@1291group.com

2. Aus welchen Quellen stammen die von uns verarbeiteten Daten und welche Art von Daten handelt es sich dabei?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir generell bzw. von Ihnen in Ihrer Eigenschaft als betroffene Person erhalten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren aktuellen und/oder potentiellen Kunden erhalten haben. Sollte es für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sein, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir rechtmässig (z.B. für Erfüllung von Verträgen oder mit Ihrer Einwilligung) von anderen Einheiten der 1291 Group oder von anderen Dritten (wie etwa privaten kommerziellen Datenbanken) erhalten haben. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet), die wir rechtmässig erhalten und verarbeiten dürfen.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten betroffener Personen, wie Name, Anschrift und andere Kontaktdaten (Telefonnummer, Emailadresse), Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Daten zur Partnerart, Identifikationsdaten (wie Identifikationsnummer, Steuernummer), Zertifizierungsdaten (wie eine Unterschriftsprobe), vertragsbezogene Daten und Informationen über Ihre familiäre und finanzielle Situation (wie Herkunft der Vermögenswerte), Lebensläufe, Angaben zur Bankverbindung zur Abwicklung der späteren Zahlungen (z.B. Kontonummer), Angaben zur Person der versicherten Person und dessen Kontaktdaten, Angaben zur Person des Begünstigten und dessen Kontaktdaten, Angaben zur Person des Zustellungsbevollmächtigten und dessen Kontaktdaten, Strafregister oder andere Informationen, die öffentlich zugänglich oder über Drittanbieter zugänglich sind. Neben den erwähnten Datenkategorien verarbeiten wir auch Dokumentationsdaten (wie etwa Beratungsprotokolle) und andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

3. Erhebt 1291 besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO)?

Sofern wir besondere Kategorien von Daten von Ihnen verarbeiten, tun wir das, weil es für die Anmeldung, Durchsetzung oder Vertretung eines Rechtsanspruchs erforderlich ist, aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses oder wenn Sie 1291 die Verarbeitung dieser Daten ausdrücklich gestattet haben (sofern rechtlich zulässig). In diesem Sinn können wir unter Umständen Gesundheitsdaten verarbeiten, die als sensible personenbezogene Daten eingestuft sind (Art. 9 (1) DSGVO). In dieser Hinsicht ist Ihre ausdrückliche Einwilligung in einem getrennten Verfahren erforderlich

4. Zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten die oben genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU.

4.1. Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art. 6 (1) (b) DSGVO)

Wir verarbeiten Daten, um im Rahmen der Erbringung der Versicherungsvermittlung und Finanzdienstleistungen unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen bzw. um im Rahmen der Mandatsakquise vorvertragliche Massnahmen vorzunehmen. Der Zweck der Datenverarbeitung richtet sich in erster Linie nach dem jeweiligen Produkt (wie Lebensversicherung). Solche Zwecke sind insbesondere Bedarfsanalysen, Beratung und Unterstützung sowie die Ausführung von Transaktionen. Weitere Einzelheiten zu den Zwecken der Datenverarbeitung finden Sie in den entsprechenden Vertragsdokumenten.

4.2. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 (1) (c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 (1) (e) DSGVO)

Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen, so z.B. gesetzlichen Vorgaben (z.B. Geldwäschereigesetz [falls zutreffend], Verfügungen und Rundschreiben der Finanzaufsichtsbehörden) und den Vorgaben der Versicherungsaufsichtsbehörden. Weitere Verarbeitungszwecke sind die Identifikation, die Betrugs- und Geldwäschereibekämpfung [falls zutreffend], sowie die Beurteilung und das Management von Risiken in der Gruppe.

Um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, sind wir unter Umständen auch verpflichtet, Ihre Daten zu verarbeiten und an weitere Dritte weiterzugeben (z.B. Behördenanfragen). Zum Beispiel müssen wir aufgrund des automatischen Informationsaustausch ("AIA") und des Foreign Account Tax Compliance Act ("FATCA") detaillierte Information über Ihr Steuerdomizil bzw. Ihre Steuerpflicht an andere Finanzintermediäre oder an (Steuer)-Behörden weiterleiten.

4.3. Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 (1) (f) DSGVO)

Erforderlichenfalls verarbeiten wir Ihre Daten über die tatsächliche Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen hinaus, um die berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten zu wahren, sofern nicht Ihre Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Zusätzlich zu den folgenden Beispielen beziehen wir auch personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen zum Zwecke der Kundenakquisition:

  • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunftstellen
  • Durchsetzung von Rechtsansprüchen und Vertretung bei Rechtsstreitigkeiten;
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
  • Verhütung und Aufklärung von Straftaten;
  • Massnahmen zum Zwecke der Unternehmensführung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
  • Risikomanagement der Gruppe.

Die in Punkt 4.1 bis 4.3 dargestellten Datenverarbeitungszwecke beruhen jeweils auf einer gesetzlichen Verpflichtung/Befugnis. Deshalb benötigen wir in diesen Fällen von Ihnen keine vorherige Einwilligung.

4.4. Auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 (1) (a) DSGVO)

Die Rechtmässigkeit der Verarbeitung kann schliesslich auf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (wie die Datenübertragung innerhalb der 1291-Einheiten, usw.) beruhen. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die wir vor dem Inkrafttreten der DSGVO, d.h. vor dem 25. Mai 2018, erhalten.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirksam ist und nur jene Bereiche betrifft, wo ein Widerruf nicht im Widerspruch zu unserer Tätigkeit steht. Jede vor dem Widerruf vorgenommene Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

5. Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb von 1291 erhalten diejenigen Einheiten Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen, gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen benötigen. Von uns beauftragte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können für die angegebenen Zwecke ebenfalls Zugriff auf Daten erhalten, wenn sie das Geschäftsgeheimnis bzw. die Kundenvertraulichkeit wahren und unsere schriftlichen Anweisungen gemäss den Datenschutzgesetzen und -vorschriften befolgen. Dabei handelt es sich um Unternehmen aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, IT- Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

In Bezug auf die Weiterleitung von Daten an Empfänger ausserhalb von 1291 ist als Erstes darauf hinzuweisen, dass wir im Rahmen der Funktionsausübung verpflichtet sind, über kundenbezogene Fakten und Bewertungen, von denen wir Kenntnis haben, Stillschweigen zu bewahren (Geschäftsgeheimnis). Wir dürfen Informationen über Sie nur dann offenlegen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, wenn wir zur Weitergabe von Versicherungsinformationen ermächtigt sind und / oder wenn von uns beauftragte Verarbeiter die Einhaltung des Versicherungsgeschäftsgeheimnisses und der Bestimmungen der DSGVO gewährleisten.

Gemäss diesen Anforderungen könnten Empfänger personenbezogener Daten beispielsweise sein:

  • Behörden und Institutionen (wie die Finanzmarktaufsicht, Finanzbehörden,          Strafverfolgungsbehörden), sofern eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung existiert;
  • Andere Unternehmen innerhalb von 1291 Group im Rahmen der Funktionsausübung oder zum Zwecke der Risikokontrolle aufgrund einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
  • Andere Finanzdienstleister und Kreditinstitute, vergleichbare Institute und Auftragsverarbeiter, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weiterleiten, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen umzusetzen (insbesondere: Verarbeitung von Bankreferenzen, Betreuung / Wartung von EDV- / IT-Anwendungen, Archivierung, Dokumentenverarbeitung, Compliance-Dienstleistungen, Controlling, Datenscreening zur Bekämpfung von Geldwäscherei, Datenvernichtung, Sicherheitenmanagement.

Weitere Datenempfänger können alle Einheiten sein, an die Sie die Weiterleitung von Daten zugelassen haben oder in Bezug auf die Sie uns durch Vereinbarung oder Einwilligung vom Geschäftsgeheimnis befreit haben.

 

6. Is data transferred to a third country or to an international organization?

Data will only be transferred to countries outside Switzerland and Liechtenstein, the EU or the EEA (so-called third countries) if this is required for the execution of your instructions, prescribed by law (such as reporting obligations under tax law), if you have given us your consent or in the context of commissioned data processing. If service providers in a third country are used, they are obligated to comply with the higher data protection level in Europe in addition to written instructions by agreement of the EU standard contractual clauses.

We take seriously our obligation to ensure that any transfers outside the EU or the EEA are only made where the transfer is made to entities that can demonstrate equivalence in standards of security and other relevant data processing requirements.

7. For how long will my data be stored?

We process and store your Personal Data just as long as it is necessary for the performance of our contractual and statutory obligations. In this regard, it should be noted that our business relationship is a continuing obligation designed to last for several years. We have processes in place to review at various points, the different categories of data that we hold to ensure that we do not hold these for an excessive period of time.

If the data are no longer required for the performance of our contractual and statutory obligations, they are regularly deleted within the statutory limitation period, unless their further processing – for a limited time – is necessary for other legal purposes, such as e.g.:

  • Compliance with records retention periods under commercial and tax law: These include the Anti Money Laundering Act and the Insurance Act. The periods for storage and documentation specified there might range;
  • Preservation of evidence and/or all forms of relevant information when litigation is reasonably anticipated, which requires us to keep records for an undefined period of time.

8. Data protection rights

8.1. In general

Every data subject has the right to access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (Art. 16 GDPR), the right to erasure (Art. 17 GDPR), the right to restrict processing (Art. 18 GDPR), the right of object (Art. 21 GDPR), and if applicable, the right to data portability (Art. 20 GDPR). Furthermore, if applicable, you have a right to lodge a complaint with an appropriate data privacy regulatory authority (Art. 77 GDPR). The rights are depending on the lawful basis selected for holding the particular data.

You may revoke your consent to the processing of Personal Data at any time. This also applies to the revocation of declarations of consent that are granted prior to the entry into force of the EU General Data Protection Regulation, i.e., prior to 25th of May 2018. Please be advised that the revocation will only take effect in the future. Any processing that was carried out prior to the revocation shall not be affected thereby.

8.2. Ad hoc right of objection (Art. 21 GDPR)

You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of Personal Data concerning you which is based on processing in the public interest (Art. 6 (1) (e) GDPR) and for the purposes of safeguarding legitimate interests (Art. 6 (1) (f) GDPR); this includes any profiling based on those provisions within the meaning of Art. 4 (4) GDPR.

If you submit an objection, we will no longer process your Personal Data unless we can give evidence of mandatory, legitimate reasons for processing, which outweigh your interests, rights, and freedoms, or processing serves the enforcement, exercise, or defense of interests. Please note, that in such cases we will not be able to provide services and maintain a business relation.

9. Am I under any obligation to provide data?

Within the scope of our business relationship, you must provide Personal Data which is necessary for the initiation and execution of a business relationship and the performance of the associated contractual obligations or which we are legally obligated to collect. As a rule, we would not be able to enter into any contract or execute the order without these data or we may no longer be able to carry out an existing contract and would have to terminate the mandate or  the contractual relationship.

In particular, provisions of money laundering law require that we verify your identity before entering into the business relationship, for example, by means of your identity card and that we record your name, place of birth, date of birth, nationality and your residential address. In order for us to be able to comply with this statutory obligation, you must provide us with the necessary information and documents and notify us without undue delay of any changes that may arise during the course of the business relationship. If you do not provide us with the necessary information and documents, we will not be allowed to enter into or continue your requested business relationship.

10. To what extent is automated decision-making (including profiling) carried out?

As a rule, we do not make decisions based solely on automated processing as defined in Art. 22 GDPR to establish and implement the business relationship. If we use these procedures in individual cases, we will inform you of this separately, provided that this is prescribed by law. In such a case, you will have a right to object to these procedures under certain circumstances.

11. Is profiling used within 1291?

In some cases, we process your data automatically with the aim of evaluating certain personal aspects (profiling). Example:

  • We might be required by law to take anti-money laundering, anti-fraud, terrorism financing measures and offenses that pose a danger to assets. Data evaluations are also carried out (in payment transactions, among other things) in this context. These measures also serve to protect you.

12. How do we protect Personal Data?

All personnel accessing Personal Data must comply with the internal rules, policies and processes in relation to the processing of any Personal Data to protect them and ensure their confidentiality. They are also required to follow all technical and organizational security measures put in place to protect the Personal Data.

We have also implemented adequate technical and organizational measures to protect Personal Data against unauthorized, accidental or unlawful destruction, loss, alteration, misuse, disclosure or access as well as against all other unlawful forms of processing. These security measures have been implemented taking into account the state of the art of the technology, their cost of implementation, the risks presented by the processing and the nature of the Personal Data, with particular care for sensitive data.

13. Contact

Please let us also know, if we do not meet your expectations with respect to the processing of Personal Data or you wish to complain about our data protection practices; this gives us the opportunity to examine your issue and make improvements, where necessary. In any of these cases, please send us a clear request in writing, together with a clearly legible copy of a valid official ID document (e.g. passport, ID card), to the entity or directly to the DPO (Data Protection Officer). We will acknowledge receipt as soon as received, examine your issue and reply in good time. If a full response will extend beyond one month, taking into account the complexity and number of the requests, we will advise you of this.

14. Changes to the Privacy Policy

This data protection information was last updated on 24 May 2018. It may be subject  to amendments. Any future change or additions to the processing of Personal Data as described above affecting you will be communicated to you through an appropriate channel (e.g. will be posted on our website).

6. Werden Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation weitergeleitet?

Daten werden nur dann an Länder ausserhalb der Schweiz bzw. Liechtenstein, der EU oder des EWR (sogenannte Drittländer) weitergeleitet, wenn dies zur Ausführung Ihrer Aufträge (wie Zahlungsaufträge) erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist (beispielsweise durch Meldepflichten gemäss Steuergesetzen), Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben oder im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung von Daten stehen. Wenn Dienstleister in einem Drittland in Anspruch genommen werden, sind sie verpflichtet, das Datenschutzniveau in der Schweiz bzw. Liechtenstein und Europa einzuhalten und zu diesem Zweck neben schriftlichen Anweisungen die Standardvertragsklauseln der EU zu befolgen.

Wir nehmen unsere Verpflichtung ernst, dafür zu sorgen, dass Daten nur dann an Einrichtungen ausserhalb des EU oder des EWR weitergeleitet werden, wenn diese die Gleichwertigkeit ihrer Sicherheitsstandards und anderen relevanten Anforderungen an die Datenverarbeitung nachweisen können.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass unsere Geschäftsbeziehung eine auf mehrere Jahre angelegte laufende Verpflichtung darstellt. Wir überprüfen an verschiedenen Stellen die verschiedenen von uns gespeicherten Datenkategorien, um sicherzustellen, dass wir diese nicht unangemessen lange speichern.

Daten, die nicht mehr zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich sind, werden unter Einhaltung der Verjährungsfristen regelmässig gelöscht, es sei denn, ihre weitere Verarbeitung ist – für begrenzte Zeit – erforderlich, z.B. für die folgenden Zwecke:

  • Einhaltung der Datenaufbewahrungsfristen gemäss dem Handels- und Steuerrecht: Dazu  zählen das Geldwäschereigesetz (falls zutreffend) und das Versicherungsgesetz. Die dort angegebenen Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen können variieren;
  • Beweissicherung und/oder alle Formen relevanter Informationen, wenn vernünftigerweise mit einem Rechtsstreit zu rechnen ist, der uns zwingt, auf unbestimmte Zeit Unterlagen aufzubewahren.

8. Datenschutzrechte

8.1. Im Allgemeinen

Jede betroffene Person hat ein Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) und gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zusätzlich wird von der DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) eingeräumt. Welches Recht geltend gemacht werden kann, hängt von der gesetzlichen Grundlage ab, die für die Speicherung der jeweiligen Daten gewählt wurde.

Wir wollen Sie an dieser Stelle erneut darauf hinweisen, dass Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen können. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung der EU, d.h. vor dem 25. Mai 2018, abgegeben werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirksam ist. Jede vor dem Widerruf vorgenommene Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

8.2. Ad-hoc-Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund öffentlicher Interessen (Art. 6 (1) (e) DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 (1) (f) DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling gemäss Art. 4 (4) DSGVO, dass auf der Grundlage dieser Regelungen durchgeführt wurde.

Sollten Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Interessen. Bitte beachten Sie, dass wir in solchen Fällen sodann nicht mehr in der Lage sind, Ihnen gegenüber Dienstleistungen zu erbringen und die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.

9. Bin ich verpflichtet, Daten zu liefern?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie personenbezogene Daten liefern, die für die Aufnahme und Umsetzung einer Geschäftsbeziehung sowie für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Verpflichtungen erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. In der Regel wären wir ohne diese Daten nicht in der Lage, Sie einen Vertrag schliessen zu lassen oder den Auftrag auszuführen, oder wir wären unter Umständen nicht mehr in der Lage, einen bestehenden Vertrag zu erfüllen, und müssten das Mandat bzw. das Vertragsverhältnis kündigen.

Insbesondere sehen die Bestimmungen des Geldwäschereigesetzes (falls zutreffend) vor, dass wir vor der Aufnahme der Geschäftsbeziehung Ihre Identität überprüfen, beispielsweise mithilfe Ihres Personalausweises, und dass wir Ihren Namen, Ihren Geburtsort, Ihr Geburtsdatum, Ihre Staatsangehörigkeit und Ihre Wohnanschrift dokumentieren. Damit wir diese gesetzliche Pflicht erfüllen können, müssen Sie uns die erforderlichen Informationen und Dokumente zur Verfügung stellen und uns alle im Laufe der Geschäftsbeziehung eintretenden Änderungen unverzüglich mitteilen. Wenn Sie uns die erforderlichen Informationen und Dokumente nicht vorlegen, ist es uns nicht gestattet, die von Ihnen erwünschte Geschäftsbeziehung einzugehen oder fortzuführen.

10. Inwieweit werden Entscheidungen automatisiert getroffen (einschliesslich Profiling)?

In der Regel treffen wir zur Aufnahme und Umsetzung der Geschäftsbeziehung keine, ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, vgl. Art. 22 DSGVO. Wenn wir in Einzelfällen diese Verfahren nutzen, informieren wir Sie getrennt darüber, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie haben sodann das Recht, diesen Verfahrensweisen unter gewissen Umständen zu widersprechen.

11. Wird Profiling bei 1291 eingesetzt?

In einigen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten automatisiert, um bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Beispiele:

  • Wir sind (falls zutreffend) gesetzlich verpflichtet, Massnahmen gegen Geldwäscherei, Betrug, Terrorismusfinanzierung und Straftaten zu ergreifen. In diesem Zusammenhang werden auch Daten ausgewertet (unter anderem bei Zahlungsvorgängen). Diese Massnahmen dienen auch Ihrem Schutz.

12. Wie schützen wir personenbezogene Daten?

Alle Mitarbeitenden, die auf personenbezogene Daten zugreifen, müssen die internen Regeln, Richtlinien und Prozesse für die Verarbeitung personenbezogener Daten einhalten, um diese zu schützen und ihre Vertraulichkeit sicherzustellen. Sie sind auch verpflichtet, alle technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen einzuhalten, die zum Schutz personenbezogener Daten getroffen wurden.

Wir haben ausserdem angemessene technische und organisatorische Massnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten vor unbefugter, versehentlicher oder rechtswidriger Zerstörung, Veränderung oder Offenlegung und vor unbefugtem, versehentlichem oder rechtswidrigem Verlust, Missbrauch oder Zugriff sowie vor allen übrigen rechtswidrigen Formen der Verarbeitung zu schützen. Bei der Umsetzung dieser Sicherheitsmassnahmen wurden der Stand der Technik, die Umsetzungskosten sowie die mit der Verarbeitung und der Art der personenbezogenen Daten verbundenen Risiken berücksichtigt, wobei sensiblen Daten besondere Aufmerksamkeit zuteil wurde.

13. Kontakt

Bitte teilen Sie uns auch mit, wenn wir Ihren Erwartungen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht gerecht werden oder Sie sich über unsere Datenschutzpraktiken beschweren möchten. Das gibt uns die Gelegenheit, Ihr Anliegen zu untersuchen und nötigenfalls Verbesserungen vorzunehmen. Bitte schicken Sie in solchen Fällen stets eine klare schriftliche Anfrage zusammen mit einer gut leserlichen Kopie eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments (z.B. Pass, Personalausweis) an die in Abschnitt 1 genannte Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten "DPO". Wir werden dessen Eingang umgehend bestätigen, Ihr Anliegen untersuchen und zeitnah beantworten. Wenn eine umfassende Antwort mehr als ein Monat in Anspruch nimmt, unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen, werden wir Ihnen dies mitteilen.

14. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzinformationen wurden zuletzt am 24. Mai 2018 aktualisiert und können sich ändern. Jede Sie betreffende zukünftige Änderung oder Erweiterung der vorstehenden Beschreibung der Verarbeitung personenbezogener Daten wird Ihnen über einen geeigneten Informationskanal mitgeteilt (z.B. unsere Website).

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